Ψηφιακό δελτίο αποστολής, Β' φάση: τι αλλάζει στη φόρτωση και την παραλαβή από 1/1/2027

Πού βρισκόμαστε: η Α' φάση ισχύει για όλους από 1/12/2025

Η ψηφιακή διακίνηση αποθεμάτων ρυθμίζεται από την κοινή απόφαση Α.1122/2024. Στην Α' φάση, ο εκδότης διαβιβάζει τα δεδομένα των παραστατικών διακίνησης στο myDATA σε πραγματικό χρόνο και πριν από την έναρξη της διακίνησης. Η υποχρέωση ξεκίνησε στις 2/6/2025 για τις οντότητες της πρώτης περιόδου και από 1/12/2025 ισχύει για το σύνολο των υπόχρεων οντοτήτων.

Η απόφαση προβλέπει εξαιρέσεις, όπως η διακίνηση από φυσικά πρόσωπα, η μεταφορά αγαθών μέσω δικτύου συνεχούς ροής, τα αποθέματα που κινούνται εντός της ίδιας εγκατάστασης και τα κενά είδη συσκευασίας. Κάθε εξαίρεση έχει τις δικές της προϋποθέσεις, οπότε αξίζει να ελέγξετε τη διάταξη για τη δική σας περίπτωση.

Τι φέρνει η Φάση Β1 από 1/1/2027 (Α.1198/2026)

Η Α.1198/2026 υπογράφηκε στις 30 Σεπτεμβρίου 2026, δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ Β' 5905 και τροποποιεί την Α.1122/2024, παρατείνοντας την έναρξη της Β' φάσης. Ορίζει ότι τα δεδομένα της δεύτερης φάσης διαβιβάζονται υποχρεωτικά για το σύνολο των υπόχρεων οντοτήτων, σε δύο βήματα.

Από 1/1/2027 διαβιβάζονται τα δεδομένα της διαδικασίας φόρτωσης, μεταφόρτωσης και παραλαβής, για την ψηφιακή παρακολούθηση και την ιχνηλασιμότητα της διακίνησης αποθεμάτων, μαζί με τα δεδομένα του ποσοτικού ελέγχου. Με απλά λόγια: το myDATA δεν θα ξέρει μόνο ότι ένα φορτίο ξεκίνησε, αλλά και πότε φορτώθηκε, αν άλλαξε όχημα στη διαδρομή και τι παραλήφθηκε στο τέλος.

Φόρτωση, μεταφόρτωση και παραλαβή σε πραγματικό χρόνο

Στην Α' φάση, το κρίσιμο σημείο ήταν η έκδοση του παραστατικού πριν φύγει το εμπόρευμα. Στη Β1, κρίσιμα σημεία γίνονται η ράμπα φόρτωσης, το σημείο όπου το φορτίο αλλάζει όχημα και η ράμπα παραλαβής του πελάτη. Σε όλα, τα δεδομένα πρέπει να δημιουργούνται τη στιγμή που γίνεται η κίνηση, όχι στο τέλος της βάρδιας.

Το κλειδί είναι ο κωδικός QR των παραστατικών διακίνησης. Η Α.1122/2024 ήδη προβλέπει την αποδοχή των αποθεμάτων μέσω σάρωσης του κωδικού QR. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι η αποθήκη χρειάζεται σαρωτές ή φορητά τερματικά στα σημεία φόρτωσης και παραλαβής, και ότι το προσωπικό ακολουθεί σταθερή διαδικασία σε κάθε κίνηση.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται οι διακινήσεις που περνούν από τρίτους. Όταν ένα φορτίο αλλάζει όχημα σε κέντρο διανομής μεταφορικής εταιρείας, η μεταφόρτωση γίνεται σε χώρο που δεν ελέγχετε. Συζητήστε από τώρα με τους συνεργάτες σας πώς θα καταγράφεται αυτό το βήμα και ποια στοιχεία θα χρειαστούν από εσάς, όπως τα παραστατικά διακίνησης και οι ποσότητες ανά φορτίο.

Δελτίο ποσοτικής παραλαβής και ποσοτικός έλεγχος

Η Α.1198/2026 ορίζει τι διαβιβάζεται όταν μια επιχείρηση παραλαμβάνει αποθέματα. Για διακινήσεις με αξία, δηλαδή σε συναλλαγή με μη υπόχρεο, σε άρνηση έκδοσης παραστατικού ή σε επιστροφή πωληθέντων αποθεμάτων, διαβιβάζονται χρεωστικά ή πιστωτικά παραστατικά διακίνησης και αξίας. Για διακινήσεις χωρίς αξία διαβιβάζονται δελτία ποσοτικής παραλαβής, ανάλογα με τον σκοπό της διακίνησης.

Δελτίο ποσοτικής παραλαβής είναι παραστατικό διακίνησης χωρίς αξία, το οποίο καταγράφει τις ποσότητες που παραλήφθηκαν.

Και στις δύο περιπτώσεις η διαβίβαση γίνεται σε πραγματικό χρόνο, δηλαδή τη στιγμή που ολοκληρώνεται η παραλαβή. Αυτό προϋποθέτει ποσοτικό έλεγχο επί τόπου: μετράτε τι ήρθε, το συγκρίνετε με το παραστατικό και καταγράφετε αμέσως κάθε απόκλιση. Μια απόκλιση που δεν καταγράφεται εκείνη τη στιγμή είναι δύσκολο να τεκμηριωθεί αργότερα, είτε απέναντι στον προμηθευτή είτε στα βιβλία σας.

Φάση Β2 από 1/1/2028: ενιαία κωδικοποίηση ειδών

Από 1/1/2028 διαβιβάζονται και τα δεδομένα της ενιαίας κωδικοποίησης ειδών, σύμφωνα με τη Συνδυασμένη Ονοματολογία του Κανονισμού (ΕΟΚ) 2658/1987. Η απόφαση αφήνει περιθώριο να οριστεί με νεότερες αποφάσεις διαφορετικός χρόνος έναρξης για συγκεκριμένες κατηγορίες αποθεμάτων. Η αντιστοίχιση ενός μεγάλου καταλόγου ειδών θέλει χρόνο, οπότε είναι λογικό να ξεκινήσει μαζί με την προετοιμασία για τη Β1.

Πώς προετοιμάζετε την αποθήκη και το WMS σας

Η Β1 είναι πρώτα θέμα διαδικασίας και μετά θέμα λογισμικού. Ξεκινήστε από τα σημεία όπου κινείται το εμπόρευμα και προχωρήστε από εκεί.

1. Χαρτογραφήστε κάθε σημείο κίνησης

   Ράμπες φόρτωσης και παραλαβής, υποκαταστήματα, οχήματα και συνεργάτες logistics που μεταφορτώνουν τα φορτία σας.

2. Φέρτε τη σάρωση στη ράμπα

   Σαρωτές ή φορητά τερματικά εκεί όπου γίνεται η κίνηση, ώστε η καταγραφή να ολοκληρώνεται τη στιγμή που φορτώνεται ή παραλαμβάνεται το εμπόρευμα.

3. Ορίστε τη διαδικασία ποσοτικού ελέγχου

   Ποιος μετρά, πώς καταγράφονται οι αποκλίσεις και ποιος εγκρίνει την παραλαβή όταν οι ποσότητες δεν συμφωνούν.

4. Τακτοποιήστε τα δεδομένα ειδών

   Καθαροί κωδικοί, σωστές μονάδες μέτρησης και, για τη Β2, αντιστοίχιση με τη Συνδυασμένη Ονοματολογία.

5. Συνδέστε αποθήκη και ERP

   Τα παραστατικά διακίνησης, οι φορτώσεις και οι παραλαβές πρέπει να βασίζονται στα ίδια δεδομένα, χωρίς ενδιάμεση πληκτρολόγηση.

6. Δοκιμάστε πριν από την 1/1/2027

   Εφαρμόστε δοκιμαστικά τη νέα διαδικασία σε πραγματικές διακινήσεις, ώστε τα κενά να φανούν πριν γίνει υποχρεωτική.

Εδώ ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης κάνει τη διαφορά. Το myWMS της BOSSOFT καταγράφει και πιστοποιεί την παραλαβή εμπορευμάτων με βάση τις παραγγελίες προμηθευτών. Χρησιμοποιεί barcode και RFID με φορητά τερματικά (HHT) για ακριβή καταγραφή κινήσεων και δημιουργεί τα φορτωτικά έγγραφα, με σύνδεση σε σύστημα διαχείρισης μεταφορών (TMS). Συνδέεται με ERP και TMS μέσω API, ώστε τα δεδομένα να ρέουν χωρίς διακοπή. Δείτε πώς το myWMS καταγράφει παραλαβές και φορτώσεις.

Όσον αφορά τις πωλήσεις, το mySales συνδέει πωλήσεις και αποστολές, ενώ το myERP εναρμονίζεται με τις αλλαγές της νομοθεσίας, όπως αυτές για το myDATA. Αν διαχειρίζεστε περισσότερες από μία αποθήκες, οι διακινήσεις ανάμεσά τους είναι από τα πρώτα σημεία που θα δοκιμαστούν· δείτε πώς κρατάτε ενιαία εικόνα αποθέματος σε πολλαπλές αποθήκες. Για τη διαβίβαση των τιμολογίων, δείτε ποιο ERP υποστηρίζει myDATA και ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Συμπέρασμα

Η Β' φάση του ψηφιακού δελτίου αποστολής μεταφέρει την υποχρέωση από το γραφείο στη ράμπα. Από 1/1/2027, φόρτωση, μεταφόρτωση, παραλαβή και ποσοτικός έλεγχος πρέπει να καταγράφονται τη στιγμή που γίνονται, και από 1/1/2028 τα είδη σας χρειάζονται ενιαία κωδικοποίηση. Όσο νωρίτερα φέρετε τη σάρωση στη ράμπα και συνδέσετε αποθήκη και ERP, τόσο περισσότερος χρόνος μένει για δοκιμές πριν από την προθεσμία.