Φυσικό απόθεμα - ό,τι υπάρχει πραγματικά στα ράφια μιας τοποθεσίας.
Διαθέσιμο απόθεμα - το φυσικό, μείον ό,τι είναι ήδη δεσμευμένο σε παραγγελίες ή σε έλεγχο. Αυτό είναι που μπορείς να υποσχεθείς σε πελάτη.
Μεταφορά (stock transfer) - κίνηση εμπορεύματος από αποθήκη σε αποθήκη, χωρίς πώληση.
Ανατροφοδοσία (replenishment) - η αναπλήρωση ενός σημείου πριν αδειάσει, με βάση ελάχιστα και μέγιστα όρια.
Οι προκλήσεις όταν οι αποθήκες γίνονται περισσότερες από μία
Όσο υπάρχει μία αποθήκη, το απόθεμα είναι ένας αριθμός. Από τη στιγμή που ανοίγει η δεύτερη τοποθεσία, ο ίδιος αριθμός χωρίζεται σε κομμάτια που πρέπει να συμφωνούν μεταξύ τους. Και κάθε κομμάτι έχει τους δικούς του ανθρώπους, τους δικούς του ρυθμούς και τη δική του εκδοχή της πραγματικότητας.
Το ίδιο προϊόν υπάρχει σε τρία σημεία. Πουθενά δεν επαρκεί για μια μεγάλη παραγγελία, συνολικά όμως περισσεύει.
Το τμήμα πωλήσεων υπόσχεται παράδοση χωρίς να ξέρει αν το εμπόρευμα είναι στη σωστή τοποθεσία ή δεσμευμένο αλλού.
Εμπόρευμα που έφυγε από τη μία αποθήκη και δεν έχει καταχωρηθεί ακόμη στην άλλη. Στα χαρτιά, δεν υπάρχει πουθενά.
Στο ένα σημείο λείπει αυτό που στο άλλο σκονίζεται. Το αποτέλεσμα είναι χαμένες πωλήσεις και ταυτόχρονα νεκρό απόθεμα.
Το κοινό σημείο σε όλα τα παραπάνω δεν είναι η έλλειψη εμπορευμάτων. Είναι η έλλειψη μίας κοινής εικόνας. Όταν κάθε τοποθεσία κρατά τα δικά της στοιχεία, η ερώτηση «τι έχουμε συνολικά;» απαιτεί τηλέφωνα και ένα φύλλο Excel που είναι ήδη ξεπερασμένο μόλις σταλεί.
Ενιαία εικόνα αποθέματος σε πραγματικό χρόνο
Η ενιαία εικόνα δεν σημαίνει ότι βλέπεις έναν μόνο αριθμό. Σημαίνει ότι βλέπεις τον σωστό αριθμό στο σωστό επίπεδο: συνολικά, ανά τοποθεσία και ανά κατάσταση. Ο πίνακας που ακολουθεί δείχνει τη μορφή που έχει αυτή η πληροφορία όταν είναι σωστά οργανωμένη.
| Τοποθεσία | Φυσικό | Δεσμευμένο | Σε μεταφορά | Διαθέσιμο |
|---|---|---|---|---|
| Κεντρική αποθήκη | 1.240 | 310 | 0 | 930 |
| Υποκατάστημα Βορρά | 860 | 145 | 120 εισερχόμενα | 715 |
| Υποκατάστημα Νότου | 420 | 90 | 120 εξερχόμενα | 330 |
| Σύνολο | 2.520 | 545 | 120 σε διακίνηση | 1.975 |
Πρόσεξε τη διαφορά ανάμεσα στις στήλες. Το φυσικό απόθεμα είναι 2.520 τεμάχια, αλλά μόνο 1.975 μπορούν να υποσχεθούν σε νέο πελάτη. Αν κάποιος πουλήσει με βάση το 2.520, θα δημιουργήσει μια παραγγελία που δεν μπορεί να εκτελεστεί. Αυτή η μία στήλη είναι που ξεχωρίζει ένα σύστημα από έναν κατάλογο.
Κινήσεις που καταχωρούνται αργότερα. Μια παραλαβή που καταχωρείται το απόγευμα, μια αποστολή που καταγράφεται την επόμενη μέρα, μια μεταφορά που «θα την περάσουμε μετά». Κάθε τέτοια καθυστέρηση δημιουργεί ένα χρονικό παράθυρο όπου το σύστημα λέει κάτι διαφορετικό από το ράφι.
Μεταφορές μεταξύ αποθηκών (stock transfers)
Η μεταφορά είναι η πιο παρεξηγημένη κίνηση σε μια εταιρεία με πολλές τοποθεσίες. Δεν είναι πώληση, δεν είναι αγορά, αλλά είναι εξίσου σημαντική με τις δύο. Και έχει μια ιδιαιτερότητα: για κάποιες ώρες ή μέρες, το εμπόρευμα δεν βρίσκεται σε καμία αποθήκη.
μεταφοράς
από Α
(δεν είναι διαθέσιμο)
στη Β
στη Β
Το κρίσιμο βήμα είναι το τρίτο. Πολλές επιχειρήσεις είτε αφαιρούν το εμπόρευμα από την αφετηρία και το προσθέτουν αμέσως στον προορισμό, οπότε δείχνουν διαθέσιμα προϊόντα που ακόμη ταξιδεύουν, είτε δεν καταχωρούν τίποτα μέχρι την παραλαβή, οπότε το εμπόρευμα φαίνεται ακόμη πωλήσιμο στην αφετηρία. Και τα δύο οδηγούν στην ίδια δυσάρεστη στιγμή: μια υπόσχεση σε πελάτη που δεν μπορεί να τηρηθεί.
Μια σωστή μεταφορά καταγράφει επίσης ποιος την ενέκρινε, τι ακριβώς έφυγε και τι παραλήφθηκε. Οι διαφορές ανάμεσα στα δύο τελευταία είναι από τις πιο χρήσιμες πληροφορίες που μπορεί να σου δώσει ένα σύστημα, γιατί εκεί κρύβονται οι φύρες και οι ζημιές στη διακίνηση.
Ανατροφοδοσία και κατανομή ανά τοποθεσία
Η ανατροφοδοσία απαντά σε ένα ερώτημα που, σε πολλές επιχειρήσεις, το απαντά η μνήμη ενός έμπειρου υπαλλήλου: πότε και πόσο πρέπει να στείλουμε στο κάθε σημείο. Το πρόβλημα με τη μνήμη είναι ότι δεν κλιμακώνεται και ότι πηγαίνει διακοπές.
- Όρισε ελάχιστο και μέγιστο ανά τοποθεσίαΤο ελάχιστο είναι το σημείο που ενεργοποιεί την αναπλήρωση, το μέγιστο είναι το επίπεδο στο οποίο επιστρέφεις.
- Άφησε το σύστημα να προτείνειΌταν το διαθέσιμο πέσει κάτω από το ελάχιστο, δημιουργείται πρόταση αναπλήρωσης με προτεινόμενη ποσότητα.
- Διάλεξε πηγή: άλλη αποθήκη ή προμηθευτήςΑν το εμπόρευμα υπάρχει ήδη κάπου αλλού και περισσεύει, η μεταφορά είναι φθηνότερη και ταχύτερη από μια νέα παραγγελία.
- Αναθεώρησε τα όρια με τα δεδομένα σουΗ εποχικότητα, οι προωθητικές ενέργειες και ο χρόνος παράδοσης του προμηθευτή αλλάζουν. Τα όρια δεν είναι μόνιμα.
Ένα σημείο που αξίζει προσοχή: η ανατροφοδοσία μεταξύ αποθηκών δεν είναι πάντα η σωστή απάντηση. Αν στέλνεις συνεχώς τα ίδια προϊόντα από την κεντρική στο ίδιο υποκατάστημα, το πραγματικό μήνυμα είναι ότι το αρχικό σημείο παραλαβής ή τα όρια αποθέματος είναι λάθος τοποθετημένα. Ο σχεδιασμός των αναγκών μέσω MRP βοηθά ακριβώς σε αυτό: να παραγγέλνεις σωστά από την αρχή, αντί να μετακινείς συνέχεια.
Picking και αποστολές από τη βέλτιστη αποθήκη
Όταν μια παραγγελία μπορεί να εκτελεστεί από περισσότερα από ένα σημεία, κάποιος πρέπει να αποφασίσει από πού θα φύγει. Αν αυτή η απόφαση παίρνεται κάθε φορά με το ένστικτο, το αποτέλεσμα είναι άνισο. Αν παίρνεται με κανόνες, είναι προβλέψιμο και μετρήσιμο.
| Κανόνας | Πότε τον θέλεις | Τι κερδίζεις |
|---|---|---|
| Πλησιέστερη τοποθεσία | Όταν το μεταφορικό κόστος και ο χρόνος παράδοσης είναι το βασικό κριτήριο | Χαμηλότερα μεταφορικά, ταχύτερη παράδοση |
| Πλήρης εκτέλεση από ένα σημείο | Όταν η παραγγελία έχει πολλές γραμμές | Ένα δέμα αντί για δύο, λιγότερα λάθη |
| Προτεραιότητα κεντρικής | Όταν τα υποκαταστήματα εξυπηρετούν κυρίως λιανική | Προστασία του αποθέματος στα σημεία πώλησης |
| Παλαιότερη παρτίδα πρώτη | Σε τρόφιμα, καλλυντικά και ό,τι έχει ημερομηνία λήξης | Λιγότερες απώλειες από λήξεις |
Στην πράξη οι κανόνες συνδυάζονται και έχουν σειρά προτεραιότητας. Για παράδειγμα: προσπάθησε πρώτα πλήρη εκτέλεση από μία τοποθεσία, και αν αυτό δεν γίνεται, διάλεξε την πλησιέστερη στον πελάτη. Το σημαντικό είναι ότι ο κανόνας είναι γραμμένος κάπου και όχι στο κεφάλι κάποιου.
- Η ίδια παραγγελία σπάει σε δύο αποστολές χωρίς λόγο.
- Εμπόρευμα φεύγει από την αποθήκη που το χρειάζεται περισσότερο.
- Το μεταφορικό κόστος διαφέρει τυχαία από παραγγελία σε παραγγελία.
- Ένα δέμα όποτε είναι εφικτό.
- Το απόθεμα προστατεύεται εκεί που έχει μεγαλύτερη αξία.
- Το κόστος αποστολής γίνεται προβλέψιμο και συγκρίσιμο.
Πώς τα ενοποιεί όλα αυτά ένα WMS
Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης (myWMS) δεν είναι απλώς μια λίστα προϊόντων ανά τοποθεσία. Είναι ο μηχανισμός που καταγράφει κάθε κίνηση τη στιγμή που γίνεται, στο σημείο που γίνεται, συνήθως με σάρωση αντί για πληκτρολόγηση.
Αυτό αλλάζει τρία πράγματα ταυτόχρονα. Πρώτον, το απόθεμα ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο και όχι στο τέλος της βάρδιας. Δεύτερον, οι θέσεις μέσα σε κάθε αποθήκη γίνονται μέρος της πληροφορίας, οπότε ξέρεις όχι μόνο σε ποιο κτίριο αλλά και σε ποιο ράφι. Τρίτον, οι μεταφορές και οι παραλαβές αποκτούν επιβεβαίωση, άρα υπάρχει ίχνος για κάθε διαφορά. Αν θέλεις τη μεγάλη εικόνα του τι κάνει ένα τέτοιο σύστημα, δες πώς τα συστήματα WMS βελτιώνουν τη διαχείριση αποθήκης.
Το WMS όμως δεν δουλεύει μόνο του. Οι παραγγελίες που τροφοδοτούν τις αποστολές έρχονται από το σύστημα πωλήσεων και παραγγελιών, και εκεί γίνεται και η δέσμευση του αποθέματος. Όταν τα δύο μιλούν μεταξύ τους, ο πωλητής βλέπει το πραγματικά διαθέσιμο απόθεμα ανά τοποθεσία τη στιγμή που καταχωρεί την παραγγελία, όχι μισή ώρα αργότερα.
Η BOSSOFT σχεδιάζει τη διαχείριση πολλαπλών αποθηκών ως μία ροή και όχι ως πολλά ξεχωριστά συστήματα που συμφωνούν κάθε βράδυ. Όταν κάθε παραλαβή, μεταφορά και αποστολή καταγράφεται εκεί που συμβαίνει, η ενιαία εικόνα του αποθέματος παύει να είναι στόχος και γίνεται απλώς η κανονική κατάσταση.
Συχνές ερωτήσεις για τη διαχείριση πολλαπλών αποθηκών
Σημαίνει ότι το σύστημά σου γνωρίζει το απόθεμα ανά τοποθεσία και ταυτόχρονα συνολικά. Κάθε κίνηση, από την παραλαβή ως την αποστολή, καταγράφεται με σαφή αναφορά στο πού έγινε. Έτσι μπορείς να απαντήσεις και στο «πόσα έχουμε» και στο «πού ακριβώς είναι», που είναι δύο εντελώς διαφορετικές ερωτήσεις όταν οι τοποθεσίες είναι περισσότερες από μία.
Φυσικό είναι ό,τι υπάρχει στα ράφια. Διαθέσιμο είναι ό,τι μπορείς πραγματικά να υποσχεθείς σε νέο πελάτη, δηλαδή το φυσικό μείον όσα είναι ήδη δεσμευμένα σε ανοιχτές παραγγελίες, σε καραντίνα ή σε μεταφορά. Τα περισσότερα λάθη υπόσχεσης προς πελάτες γίνονται επειδή κάποιος κοίταξε τον έναν αριθμό ενώ έπρεπε να κοιτάξει τον άλλον.
Είναι η κίνηση εμπορεύματος από τη μία τοποθεσία στην άλλη, χωρίς να υπάρχει πώληση. Στο σύστημα δημιουργείται ένα παραστατικό μεταφοράς που αφαιρεί από την αποθήκη προέλευσης και προσθέτει στην αποθήκη προορισμού, μόνο όμως αφού επιβεβαιωθεί η παραλαβή. Στο ενδιάμεσο, η ποσότητα βρίσκεται σε κατάσταση «σε μεταφορά».
Γιατί αλλιώς το εμπόρευμα εξαφανίζεται. Αν το αφαιρέσεις αμέσως από την αποθήκη προέλευσης και το προσθέσεις στον προορισμό πριν φτάσει, το σύστημα δείχνει διαθέσιμα προϊόντα που κανείς δεν μπορεί να πιάσει. Η ενδιάμεση κατάσταση κρατά την ποσότητα ορατή αλλά μη διαθέσιμη, ώσπου να επιβεβαιωθεί η παραλαβή.
Με κανόνες που ορίζεις εσύ και εκτελεί το σύστημα. Συνήθεις κανόνες είναι η γεωγραφική εγγύτητα στον πελάτη, η πληρότητα της παραγγελίας από μία μόνο τοποθεσία, η προτεραιότητα μιας κεντρικής αποθήκης και η ημερομηνία λήξης όπου αυτή μετράει. Ο στόχος είναι να φεύγει όσο γίνεται ένα δέμα, γιατί το σπάσιμο μιας παραγγελίας σε δύο αποστολές διπλασιάζει το κόστος.
Είναι η αναπλήρωση του αποθέματος σε ένα σημείο πριν αυτό εξαντληθεί. Ορίζεις για κάθε τοποθεσία και κωδικό ένα ελάχιστο και ένα μέγιστο επίπεδο, και όταν το απόθεμα πέσει κάτω από το ελάχιστο, δημιουργείται πρόταση αναπλήρωσης, είτε από άλλη αποθήκη είτε από προμηθευτή. Έτσι δεν περιμένεις κάποιον να το θυμηθεί.
Το κρίσιμο δεν είναι το πλήθος των αποθηκών αλλά το πλήθος των κινήσεων και το κόστος του λάθους. Με δύο τοποθεσίες και λίγες κινήσεις τη μέρα, μια καλά οργανωμένη διαδικασία μέσα στο ERP αρκεί. Όταν όμως μπαίνουν παρτίδες, θέσεις ραφιών, σάρωση και πολλές ημερήσιες αποστολές, το WMS σταματά να είναι πολυτέλεια.
Με τρία πράγματα μαζί: καταγραφή κάθε κίνησης τη στιγμή που συμβαίνει, σάρωση αντί για πληκτρολόγηση, και τακτικές κυκλικές απογραφές ανά τοποθεσία. Καμία από τις τρεις δεν αρκεί μόνη της. Μαζί, όμως, κρατούν τη διαφορά ανάμεσα στο σύστημα και στο ράφι σε επίπεδα που δεν σε ξυπνούν τη νύχτα.
Μία αλήθεια για το απόθεμα, όσες αποθήκες κι αν έχεις
Δες πώς οργανώνονται οι τοποθεσίες, οι μεταφορές και η ανατροφοδοσία μέσα σε ένα σύστημα που ενημερώνεται τη στιγμή που γίνεται η κίνηση.
Δες πώς το myWMS διαχειρίζεται πολλαπλές αποθήκες →
Comments are closed