EDI στις B2B παραγγελίες: τι είναι και γιατί το ζητούν οι μεγάλοι πελάτες

Τι είναι το EDI (ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων)

Η λέξη που κάνει τη διαφορά είναι το «τυποποιημένη». Μια παραγγελία σε PDF, σε Excel ή στο σώμα ενός email τη διαβάζει άνθρωπος, που μετά την περνά στο σύστημα. Ένα μήνυμα EDI το διαβάζει πρόγραμμα: ο κωδικός του είδους, η ποσότητα, η μονάδα και το σημείο παράδοσης βρίσκονται σε προκαθορισμένα πεδία, ώστε το σύστημα του προμηθευτή να δημιουργεί μόνο του την παραγγελία πώλησης.

UN/EDIFACT είναι το σύνολο των διεθνώς συμφωνημένων προτύπων των Ηνωμένων Εθνών για την ηλεκτρονική ανταλλαγή δομημένων δεδομένων στη διοίκηση, το εμπόριο και τις μεταφορές.

EANCOM είναι το υποσύνολο του UN/EDIFACT που συντηρεί ο οργανισμός GS1. Περιλαμβάνει μόνο τα στοιχεία που χρειάζονται οι επιχειρηματικές εφαρμογές.

Για την αναγνώριση αποστολέα και παραλήπτη, το πρότυπο προτείνει τον κωδικό GLN (Global Location Number) των 13 ψηφίων. Έτσι το σύστημα ξέρει ποιος στέλνει και σε ποιον, χωρίς να ψάχνει επωνυμίες και διευθύνσεις.

Γιατί το ζητούν οι αλυσίδες και οι μεγάλοι πελάτες

Ένας μεγάλος αγοραστής στέλνει κάθε εβδομάδα πλήθος παραγγελιών σε πολλούς προμηθευτές. Αν κάθε προμηθευτής τις δέχεται με email και τις πληκτρολογεί, κάθε λάθος σε κωδικό ή ποσότητα γυρίζει στον αγοραστή ως λανθασμένη παράδοση, επιστροφή ή πιστωτικό. Με το EDI ο αγοραστής παίρνει από όλους τα ίδια μηνύματα, στην ίδια μορφή, και τα επεξεργάζεται αυτόματα και στη δική του πλευρά.

Στην Ευρωπαϊκή Ένωση, το 2024 οι πωλήσεις από παραγγελίες μέσω μηνυμάτων τύπου EDI αντιστοιχούσαν στο 11,07% του συνολικού κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων, έναντι 8,39% για όσες έγιναν από ιστοσελίδες και εφαρμογές. Την ίδια χρονιά, μόλις το 2,9% των επιχειρήσεων πουλούσε αποκλειστικά με EDI και το 2,7% συνδύαζε EDI με ιστοσελίδες ή εφαρμογές. Λίγες επιχειρήσεις, μεγάλο μέρος του τζίρου: το EDI είναι κανάλι για σταθερές συνεργασίες μεγάλου όγκου.

Στην Ελλάδα το EDI είναι ακόμη σπάνιο: το 2024 μόνο το 0,29% των επιχειρήσεων πουλούσε αποκλειστικά με μηνύματα τύπου EDI. Για έναν προμηθευτή που συνεργάζεται με αλυσίδες, η δυνατότητα να συνδεθεί γρήγορα μπορεί να τον ξεχωρίσει από τους ανταγωνιστές του.

Πώς λειτουργεί μια παραγγελία EDI

Η διαδρομή είναι η ίδια όποιος κι αν είναι ο πελάτης. Στο EANCOM η βασική ροή έχει τρία μηνύματα: την παραγγελία (ORDERS) που στέλνει ο αγοραστής, την ειδοποίηση αποστολής (DESADV) και το τιμολόγιο (INVOIC).

1. Ο πελάτης στέλνει την παραγγελία

   Το σύστημα του αγοραστή δημιουργεί το μήνυμα με κωδικούς ειδών, ποσότητες, ημερομηνία και σημείο παράδοσης.

2. Το μήνυμα μεταφράζεται και καταχωρείται

   Το σύστημά σας διαβάζει το μήνυμα, αντιστοιχίζει τους κωδικούς του πελάτη με τους δικούς σας και δημιουργεί παραγγελία πώλησης.

3. Η αποθήκη εκτελεί την παραγγελία

   Η παραγγελία περνά σε συλλογή και φόρτωση, με τα είδη και τις ποσότητες που ζήτησε ο πελάτης.

4. Ο πελάτης ειδοποιείται

   Μόλις φορτωθεί το εμπόρευμα, ο πελάτης λαμβάνει την ειδοποίηση αποστολής και ξέρει τι θα παραλάβει.

5. Εκδίδεται το τιμολόγιο

   Το τιμολόγιο προκύπτει από την ίδια παραγγελία, οπότε συμφωνεί με ό,τι παραγγέλθηκε και στάλθηκε.

Ταχύτητα χωρίς χειροκίνητες καταχωρίσεις

Στη χειροκίνητη παραγγελιοληψία τα λάθη συνήθως δεν οφείλονται σε απροσεξία αλλά στη διαδικασία. Κάθε πελάτης γράφει τον ίδιο κωδικό με άλλον τρόπο, το «10» μπορεί να σημαίνει τεμάχια ή κιβώτια, το ίδιο email προωθείται δύο φορές και η παραγγελία περνά διπλή. Όσο μεγαλώνει ο όγκος, τόσο περισσότερος χρόνος πηγαίνει στην πληκτρολόγηση και στον έλεγχο.

Με το EDI η πληκτρολόγηση καταργείται. Η παραγγελία καταχωρείται μόλις φτάσει, η αποθήκη τη βλέπει αμέσως και ο πελάτης παίρνει ειδοποίηση αποστολής χωρίς να τηλεφωνήσει για να ρωτήσει.

EDI ή email και χειροκίνητη παραγγελιοληψία;

Οι δύο τρόποι δεν διαφέρουν μόνο στην ταχύτητα. Διαφέρουν στο πού γίνεται η δουλειά και στο πού κρύβονται τα λάθη.

Πώς το υποστηρίζει το mySales

Το mySales, το σύστημα πωλήσεων και παραγγελιών της BOSSOFT, περιλαμβάνει καταχώριση μέσω EDI και online, για άμεση και αυτοματοποιημένη παραγγελιοληψία χωρίς χειροκίνητες παρεμβάσεις. Απευθύνεται και σε εταιρείες χονδρικής που διαχειρίζονται μεγάλο όγκο παραγγελιών. Για αναλυτική περιγραφή των λειτουργιών, δείτε την παραγγελιοληψία μέσω EDI και online του mySales.

Όταν το mySales δουλεύει μαζί με το myERP, τα τιμολόγια δημιουργούνται άμεσα από τις παραγγελίες και η αποθήκη ενημερώνεται αυτόματα με κάθε πώληση. Ποια πρότυπα και ποια μηνύματα θα ανταλλάσσετε το συμφωνείτε με κάθε πελάτη, και η σύνδεση στήνεται πάνω σε αυτή τη συμφωνία. Για το πώς ένα σύστημα πωλήσεων βοηθά συνολικά την εμπορική ομάδα, δείτε τον πλήρη οδηγό για τα συστήματα πωλήσεων.

Συμπέρασμα

Όταν ένας πελάτης ζητά EDI, ζητά παραγγελίες που καταχωρούνται χωρίς πληκτρολόγηση, ειδοποιήσεις αποστολής χωρίς τηλεφωνήματα και τιμολόγια που συμφωνούν με την παραγγελία. Το δύσκολο κομμάτι δεν είναι η ίδια η σύνδεση, αλλά τα δεδομένα: κωδικοί, μονάδες και σημεία παράδοσης που αντιστοιχίζονται σωστά από την αρχή. Αν τα έχετε τακτοποιήσει, το EDI γίνεται ένα ακόμη κανάλι παραγγελιών μέσα στο ίδιο σύστημα.