Λήψη ηλεκτρονικών τιμολογίων στο ERP: αυτόματη καταχώριση και χαρακτηρισμός εξόδων στο myDATA

Τι αλλάζει στα τιμολόγια αγορών με την ηλεκτρονική τιμολόγηση

Μέχρι πρόσφατα, ένα τιμολόγιο αγοράς έφτανε συνήθως σε χαρτί ή σε PDF. Κάποιος στο λογιστήριο το διάβαζε, πληκτρολογούσε προμηθευτή, γραμμές, ποσά και ΦΠΑ στο σύστημα και μετά αποφάσιζε σε ποιον λογαριασμό εξόδου ανήκει.

Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση, το τιμολόγιο εκδίδεται αποκλειστικά μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή μέσω της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ. Αυτό σημαίνει ότι κάθε τιμολόγιο αγοράς είναι πια δομημένο ηλεκτρονικό παραστατικό, με τα στοιχεία του σε σταθερά πεδία. Η πληκτρολόγηση δεν χρειάζεται: τα δεδομένα υπάρχουν ήδη, αρκεί να φτάσουν στο ERP σας.

Το myDATA είναι η πλατφόρμα ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ, στην οποία διαβιβάζονται τα δεδομένα των παραστατικών που εκδίδετε και λαμβάνετε.

Οι ημερομηνίες: 2/3/2026 και 2/11/2026 (Α.1197/2026)

Το χρονοδιάγραμμα ορίζεται από την κοινή απόφαση Α.1128/2025, όπως ισχύει. Η πιο πρόσφατη αλλαγή ήρθε με την Α.1197/2026 (ΦΕΚ Β' 5905/30.09.2026), που μετέφερε την έναρξη της δεύτερης περιόδου στις 2/11/2026.

Στις μεταβατικές περιόδους επιτρέπονται και οι προηγούμενοι τρόποι έκδοσης, εφόσον έχει υποβληθεί εγκαίρως η σχετική δήλωση. Για τον λήπτη όμως το συμπέρασμα είναι απλό: από 2/3/2026 οφείλει να αποδέχεται ηλεκτρονικά τιμολόγια, και ο όγκος τους μεγαλώνει από 2/11/2026. Για τα κριτήρια και τις προθεσμίες αναλυτικά, δείτε όσα πρέπει να γνωρίζετε για την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B.

Από τον πάροχο στο ERP: αυτόματη λήψη και καταχώριση

Όταν το ERP συνδέεται με τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, το τιμολόγιο του προμηθευτή δεν χρειάζεται να ανοιχτεί και να ξαναγραφτεί. Τα δεδομένα του περνούν στο σύστημα και η καταχώριση γίνεται με βάση κανόνες.

Η καταχώριση με κανόνες σημαίνει, για παράδειγμα, ότι κάθε τιμολόγιο ενός συγκεκριμένου προμηθευτή εμπορευμάτων καταχωρείται στον ίδιο λογαριασμό, ενώ τα τιμολόγια ενέργειας ή τηλεπικοινωνιών καταχωρούνται σε λογαριασμούς γενικών εξόδων. Ο λογιστής ελέγχει μόνο τις εξαιρέσεις, όχι κάθε γραμμή.

Χαρακτηρισμός εξόδων στο myDATA: τι είναι και γιατί έχει σημασία

Το myDATA ξέρει από τον εκδότη ότι λάβατε ένα τιμολόγιο, αλλά δεν ξέρει πώς το καταχωρείτε εσείς. Αυτό το δηλώνετε εσείς, ως λήπτης, με τον χαρακτηρισμό εξόδων, που συνδέει κάθε γραμμή του παραστατικού με μια κατηγορία εξόδου στα βιβλία σας.

Ο χαρακτηρισμός έχει σημασία για δύο λόγους. Πρώτον, ο «κανόνας εξόδων» της Α.1020/2024: στη δήλωση ΦΠΑ περιλαμβάνετε έξοδα εφόσον δεν υπερβαίνουν τα δεδομένα εξόδων που έχουν διαβιβαστεί στο myDATA με διακριτούς χαρακτηρισμούς. Αλλιώς οι εκπτώσεις φόρου και οι σχετικές δαπάνες δεν λαμβάνονται υπόψη, και από 1/1/2025 δεν υπάρχει πια ανεκτό όριο απόκλισης. Δεύτερον, μόνο έτσι τα ηλεκτρονικά βιβλία συμφωνούν με τα δικά σας.

Υπάρχουν και περιπτώσεις όπου ο λήπτης δεν χαρακτηρίζει απλώς, αλλά διαβιβάζει ο ίδιος τα δεδομένα. Η Α.1138/2020 το προβλέπει κατ' εξαίρεση, για παράδειγμα σε συναλλαγές με αλλοδαπή οντότητα που δεν έχει υποχρέωση διαβίβασης, όταν ο εκδότης παραλείψει τη διαβίβαση ή διαβιβάσει με απόκλιση, και στην αυτοτιμολόγηση.

Αντιστοίχιση με παραγγελίες αγοράς και παραλαβές

Η αυτόματη καταχώριση έχει αξία μόνο αν συνοδεύεται από έναν έλεγχο: ότι πληρώνετε αυτό που παραγγείλατε και παραλάβατε. Ο έλεγχος αυτός γίνεται με τη σύγκριση τριών στοιχείων.

Όταν τα τρία συμφωνούν, το τιμολόγιο καταχωρείται και χαρακτηρίζεται χωρίς παρέμβαση. Όταν δεν συμφωνούν, το σύστημα το σταματά για έλεγχο πριν φτάσει στην πληρωμή. Το myERP της BOSSOFT ενοποιεί αποθήκη, πωλήσεις και οικονομικά σε μία πλατφόρμα και συνδέεται με πλατφόρμες ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ώστε τα δεδομένα να μεταφέρονται αυτόματα χωρίς διπλή καταχώριση. Στην αποθήκη, το myWMS καταγράφει και πιστοποιεί την παραλαβή με βάση τις παραγγελίες προμηθευτών, οπότε η σύγκριση με το τιμολόγιο γίνεται πάνω σε δεδομένα και όχι σε χαρτιά. Δείτε πώς το myERP συνδέεται με τον πάροχο και το myDATA.

Συνηθισμένα λάθη και πώς τα αποφεύγετε

1. Χαρακτηρισμός στο τέλος της περιόδου

   Όταν όλα μένουν για την τελευταία εβδομάδα πριν από τη δήλωση ΦΠΑ, τα λάθη διορθώνονται υπό πίεση. Χαρακτηρίζετε συνεχώς, με κανόνες.

2. Καταχώριση από PDF ενώ υπάρχει το ηλεκτρονικό

   Αν κάποιος συνεχίζει να πληκτρολογεί από το PDF, τα στοιχεία του ERP μπορεί να διαφέρουν από όσα έχει διαβιβάσει ο εκδότης. Η πηγή είναι πάντα το δομημένο παραστατικό.

3. Διαφορετικός χαρακτηρισμός για το ίδιο έξοδο

   Τα τιμολόγια του ίδιου προμηθευτή χαρακτηρίζονται αλλιώς από μήνα σε μήνα, ανάλογα με το ποιος έκανε την καταχώριση. Οι κανόνες ανά προμηθευτή ή είδος λύνουν το πρόβλημα.

4. Παραλείψεις και αποκλίσεις χωρίς έλεγχο

   Ένα παραστατικό που δεν διαβιβάστηκε ή διαβιβάστηκε με διαφορές απαιτεί ενέργεια από εσάς. Συγκρίνετε τακτικά τα παραστατικά του myDATA με τα βιβλία σας.

Για το πώς ελέγχετε συνολικά την ετοιμότητά σας, δείτε αν το σύστημά σας είναι έτοιμο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B. Όσον αφορά την έκδοση, δείτε ποιο ERP υποστηρίζει myDATA και ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δίνει στον λήπτη κάτι που δεν είχε πριν: τα τιμολόγια αγορών φτάνουν ως έτοιμα δεδομένα. Αν το ERP τα λαμβάνει από τον πάροχο, τα αντιστοιχίζει με παραγγελίες και παραλαβές και τα χαρακτηρίζει με κανόνες, το λογιστήριο ασχολείται μόνο με τις εξαιρέσεις. Έτσι τα έξοδα στο myDATA είναι πλήρη και σωστά χαρακτηρισμένα πριν από τη δήλωση ΦΠΑ.