Τιμολογιακή Πολιτική B2B: Κανόνες Τιμών, Εκπτώσεις και Ειδικές Τιμές ανά Πελάτη

Τι είναι η τιμολογιακή πολιτική στις B2B πωλήσεις

Στη λιανική η τιμή είναι συνήθως μία και γραμμένη στο ράφι. Στις πωλήσεις μεταξύ επιχειρήσεων η τιμή είναι αποτέλεσμα σχέσης: πόσο αγοράζει ο πελάτης, σε ποια κατηγορία ανήκει, τι έχει συμφωνηθεί μαζί του και τι προσφορές τρέχουν εκείνη την περίοδο.

Η τιμολογιακή πολιτική είναι οι γραπτοί κανόνες που μετατρέπουν όλα αυτά σε μία τιμή ανά γραμμή παραγγελίας, μαζί με τα όρια μέσα στα οποία μπορεί να κινηθεί ένας πωλητής.

Μια καλή τιμολογιακή πολιτική απαντά σε τρία ερωτήματα. Ποια είναι η αφετηρία της τιμής; Ποιες προσαρμογές επιτρέπονται και με ποια σειρά εφαρμόζονται; Ποιος εγκρίνει όσα βγαίνουν εκτός κανόνων; Αν οι απαντήσεις υπάρχουν μόνο στο μυαλό του εμπορικού διευθυντή, τότε δεν μιλάμε για πολιτική αλλά για συνήθεια.

Η τιμολογιακή πολιτική δεν είναι μόνο θέμα εμπορικού τμήματος. Επηρεάζει το περιθώριο κέρδους κάθε παραγγελίας, τον χρόνο που χρειάζεται για να βγει μια προσφορά και την εμπιστοσύνη του πελάτη, που περιμένει να πληρώνει πάντα αυτό που συμφώνησε. Όταν οι κανόνες είναι ξεκάθαροι, ο πωλητής ξοδεύει τον χρόνο του στον πελάτη και όχι στην αναζήτηση της σωστής τιμής.

Βασικός τιμοκατάλογος και τιμοκατάλογοι ανά κατηγορία πελάτη

Η αφετηρία είναι ο βασικός τιμοκατάλογος: μία τιμή ανά είδος και μονάδα μέτρησης. Πάνω του χτίζονται τιμοκατάλογοι για ομάδες πελατών που αγοράζουν με παρόμοιους όρους, όπως χονδρέμποροι, λιανέμποροι ή διανομείς. Σε πολλά ERP αυτό ονομάζεται ομάδα τιμών πελατών (customer price group): αντί να ορίζετε τιμές για κάθε πελάτη χωριστά, τις ορίζετε μία φορά για την ομάδα.

Ο πίνακας είναι ενδεικτικός. Δείχνει όμως τα στοιχεία που χρειάζεται κάθε τιμοκατάλογος για να εφαρμόζεται χωρίς παρερμηνείες: για ποιους ισχύει, από ποια ποσότητα και μέχρι πότε. Ημερομηνίες έναρξης και λήξης, ελάχιστη ποσότητα, μονάδα μέτρησης και νόμισμα είναι τα κριτήρια με τα οποία ένα σύστημα αποφασίζει αν μια τιμή ταιριάζει σε μια γραμμή.

Κλιμακωτές εκπτώσεις, προσφορές και ειδικές συμφωνίες

Πάνω στον τιμοκατάλογο χτίζεται η εκπτωτική πολιτική B2B της επιχείρησης. Χρειάζεται να ξεχωρίζετε δύο είδη εκπτώσεων:

• Έκπτωση γραμμής: αφορά συγκεκριμένο είδος της παραγγελίας και εξαρτάται συνήθως από το είδος, τον πελάτη και την ποσότητα.
• Έκπτωση τιμολογίου: αφορά το σύνολο του παραστατικού και ενεργοποιείται συνήθως όταν η αξία του ξεπερνά ένα όριο.

Οι κλιμακωτές εκπτώσεις είναι εκπτώσεις γραμμής που μεγαλώνουν με την ποσότητα. Στην πράξη ορίζονται ως πολλές γραμμές κανόνων με διαφορετική ελάχιστη ποσότητα:

Οι προσφορές είναι κανόνες με ημερομηνία έναρξης και λήξης, για ένα είδος, μια οικογένεια ειδών ή μια ομάδα πελατών. Οι ειδικές συμφωνίες, δηλαδή οι ειδικές τιμές πελατών, είναι τιμές ή εκπτώσεις για έναν συγκεκριμένο πελάτη, συνήθως με διάρκεια ίση με τη σύμβαση. Το κρίσιμο ερώτημα είναι τι γίνεται όταν ταιριάζουν ταυτόχρονα περισσότεροι από ένας κανόνες.

Πού γίνονται τα λάθη όταν οι τιμές μένουν σε Excel

Πολλές επιχειρήσεις κρατούν τους τιμοκαταλόγους και τις συμφωνίες σε φύλλα Excel που στέλνονται με email στους πωλητές. Λειτουργεί όσο οι πελάτες είναι λίγοι. Μετά αρχίζουν τα λάθη:

1. Παλιές εκδόσεις

   Ο πωλητής δουλεύει με τον τιμοκατάλογο του προηγούμενου τριμήνου, γιατί δεν είδε το νέο email.

2. Προσφορές που δεν έληξαν ποτέ

   Μια προσφορά τελείωσε στο τέλος του μήνα, αλλά συνεχίζει να δίνεται, επειδή κανείς δεν την έσβησε από το αρχείο.

3. Εκπτώσεις που αθροίζονται

   Κλιμακωτή έκπτωση, προσφορά και ειδική συμφωνία εφαρμόζονται όλες μαζί, ενώ η πολιτική ήθελε μόνο την καλύτερη.

4. Λάθη αντιγραφής

   Η τιμή περνά με το χέρι από το Excel στην παραγγελία και ένα ψηφίο αλλάζει θέση.

5. Κανένα ιστορικό

   Όταν ο πελάτης αμφισβητεί ένα τιμολόγιο, δεν φαίνεται ποιος κανόνας εφαρμόστηκε και ποιος άλλαξε την τιμή.

Κάθε τέτοιο λάθος κοστίζει δύο φορές: σε περιθώριο, όταν η τιμή βγαίνει χαμηλότερη, και σε σχέση με τον πελάτη, όταν βγαίνει υψηλότερη και ακολουθεί πιστωτικό.

Κανόνες, εξαιρέσεις και εγκρίσεις

Κανένας τιμοκατάλογος δεν καλύπτει κάθε περίπτωση. Ο πωλητής θα χρειαστεί κάποια στιγμή να δώσει κάτι παραπάνω για να κλείσει μια μεγάλη παραγγελία. Η λύση δεν είναι να απαγορευτούν οι εξαιρέσεις, αλλά να έχουν όρια και διαδρομή έγκρισης:

• Μέγιστη έκπτωση που μπορεί να δώσει μόνος του ο πωλητής, ανά κατηγορία ειδών.
• Κατώτατο περιθώριο ή κατώτατη τιμή κάτω από την οποία η παραγγελία δεν προχωρά χωρίς έγκριση.
• Ποιος εγκρίνει, σε πόσο χρόνο, και τι γίνεται αν δεν απαντήσει.
• Καταγραφή κάθε εξαίρεσης με τον λόγο της, ώστε όσες επαναλαμβάνονται να γίνουν κανόνας.

Το τελευταίο είναι το πιο χρήσιμο. Αν ένας πελάτης παίρνει κάθε μήνα την ίδια εξαίρεση, στην ουσία έχει ειδική συμφωνία που δεν έχει καταγραφεί.

Χρήσιμο είναι και ένα σταθερό ημερολόγιο αναθεώρησης. Μία ή δύο φορές τον χρόνο ελέγχετε ποιες ειδικές συμφωνίες λήγουν, ποιες κατηγορίες πελατών έχουν αλλάξει προφίλ αγορών και αν οι κλίμακες εκπτώσεων ταιριάζουν ακόμη με το κόστος σας.

Αυτόματη εφαρμογή κανόνων τιμών στην παραγγελία

Όταν οι κανόνες ζουν μέσα στο σύστημα, η τιμή κάθε γραμμής δεν πληκτρολογείται: υπολογίζεται τη στιγμή που μπαίνει το είδος στην παραγγελία. Αυτό εννοούμε στις B2B πωλήσεις με τον όρο δυναμική τιμολόγηση.

Το ίδιο αποτέλεσμα βγαίνει είτε την παραγγελία την περνά ο πωλητής, είτε έρχεται μέσω EDI ή από το e-shop. Το mySales της BOSSOFT έχει προηγμένα εργαλεία τιμολόγησης που καθορίζουν δυναμικά τις τιμές με βάση κανόνες και παραμέτρους. Επιπλέον συγκεντρώνει παραγγελίες από EDI, online καταχώριση και εξωτερικές πλατφόρμες, ώστε όλες να περνούν από τους ίδιους κανόνες. Για τη συνολική εικόνα, διαβάστε πώς βοηθά ένα σύστημα πωλήσεων τις επιχειρήσεις και ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε order management και sales management. Επειδή οι τιμές καταλήγουν σε τιμολόγια, αποθέματα και λογιστική, η σύνδεση με το ERP κλείνει τον κύκλο. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη: δες τα εργαλεία τιμολόγησης του mySales.