Οι περισσότεροι κλάδοι επιλέγουν ERP για να κερδίσουν χρόνο. Ο φαρμακευτικός το επιλέγει και για έναν επιπλέον λόγο: επειδή η αδυναμία να τεκμηριώσει μια διαδρομή προϊόντος δεν είναι λειτουργικό πρόβλημα, είναι κανονιστικό.

Η διαφορά φαίνεται στη στιγμή που κάτι πάει στραβά. Όταν εντοπιστεί ελάττωμα σε μια παρτίδα, το ερώτημα δεν είναι πόσα τεμάχια πουλήθηκαν. Είναι σε ποιους πελάτες, με ποια παραστατικά, ποια ημερομηνία και τι υπόλοιπο παραμένει στο ράφι.

Τι κάνει απαιτητικό τον φαρμακευτικό κλάδο

Η πολυπλοκότητα δεν προέρχεται από τον όγκο των συναλλαγών αλλά από το πλήθος των παραλλήλων απαιτήσεων που πρέπει να ισχύουν ταυτόχρονα σε κάθε κίνηση.

Σε αυτά προστίθεται και το γεγονός ότι οι περισσότερες εταιρείες του κλάδου λειτουργούν ταυτόχρονα ως εισαγωγείς, διανομείς και συχνά ως παραγωγοί. Κάθε ρόλος φέρνει τις δικές του υποχρεώσεις, και το σύστημα πρέπει να τις υποστηρίζει όλες μαζί.

Παρτίδες, ημερομηνίες λήξης και ανακλήσεις

Η διαχείριση παρτίδας είναι το θεμέλιο. Χωρίς αυτήν δεν υπάρχει ιχνηλασιμότητα, δεν υπάρχει σωστή ανάλωση και δεν υπάρχει ελεγχόμενη ανάκληση.

Η ανάλωση πρέπει να ακολουθεί τη λογική FEFO, δηλαδή πρώτα να φεύγει το απόθεμα με την κοντινότερη ημερομηνία λήξης. Η επιλογή ανάμεσα στις μεθόδους και οι συνέπειες κάθε μιας αναλύονται στο άρθρο για τις μεθόδους διαχείρισης αποθεμάτων FIFO, FEFO και LIFO. Στον φαρμακευτικό κλάδο η επιλογή δεν είναι πραγματικά επιλογή: η ημερομηνία λήξης καθορίζει τη σειρά.

Η ιχνηλασιμότητα πρέπει να λειτουργεί και προς τις δύο κατευθύνσεις: προς τα πίσω, από το τελικό προϊόν στις πρώτες ύλες και τον προμηθευτή, και προς τα εμπρός, από την παραλαβή στον τελικό παραλήπτη. Η λογική περιγράφεται αναλυτικά στο άρθρο για την ιχνηλασιμότητα παρτίδας στην παραγωγή.

Serialization και ορθή πρακτική διανομής

Κάθε συσκευασία συνταγογραφούμενου φαρμάκου φέρει δύο χαρακτηριστικά ασφαλείας: κωδικό 2D Data Matrix που περιέχει τον μοναδικό κωδικό αναγνώρισης, και μηχανισμό ανίχνευσης παραποίησης. Ο μοναδικός κωδικός συνδυάζει τον κωδικό προϊόντος, τον σειριακό αριθμό, τον αριθμό παρτίδας και την ημερομηνία λήξης.

Το πλαίσιο θεσπίστηκε με τον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό (ΕΕ) 2016/161. Η πανευρωπαϊκή εφαρμογή ξεκίνησε τον Φεβρουάριο του 2019, ενώ στην Ελλάδα η υποχρέωση τέθηκε σε ισχύ στις 9 Φεβρουαρίου 2025 μετά από μεταβατική περίοδο.

Η τεχνική πλευρά της σειριοποίησης, από την απόδοση κωδικών ως τη σάρωση στην αποθήκη, καλύπτεται στη σελίδα για το serialization και την ιχνηλασιμότητα παρτίδων.

Τι ζητά ο έλεγχος

Ένας έλεγχος δεν ρωτά αν έχετε σύστημα. Ζητά αποδείξεις, και τις ζητά σε συγκεκριμένη μορφή και μέσα σε συγκεκριμένο χρόνο.

Το σύνηθες πρόβλημα δεν είναι ότι τα στοιχεία λείπουν. Είναι ότι βρίσκονται σε τρία διαφορετικά σημεία, και η συγκέντρωσή τους απαιτεί ημέρες αντί για λεπτά.

Χρήσιμο είναι επίσης να ξεχωρίζετε δύο πράγματα που συχνά συγχέονται. Άλλο η δυνατότητα να βρείτε την πληροφορία και άλλο η δυνατότητα να την παρουσιάσετε σε μορφή που γίνεται δεκτή. Πολλές εταιρείες έχουν τα δεδομένα και χάνουν χρόνο μόνο και μόνο επειδή πρέπει να τα συνθέσουν χειροκίνητα σε αναφορά κάθε φορά που τους ζητηθούν.

Πού σπάει συνήθως η αλυσίδα

Η ιχνηλασιμότητα σπάνια χάνεται σε ένα μεγάλο, ορατό λάθος. Χάνεται σε μικρές εξαιρέσεις που φαίνονται λογικές τη στιγμή που γίνονται και ακυρώνουν την αλυσίδα μήνες αργότερα.

Ιδιαίτερη προσοχή θέλει η ψυκτική αλυσίδα. Για προϊόντα που απαιτούν ελεγχόμενη θερμοκρασία, η τεκμηρίωση δεν αφορά μόνο την αποθήκη αλλά και τη μεταφορά, τόσο προς τον πελάτη όσο και στην επιστροφή. Ένα προϊόν που γύρισε πίσω χωρίς στοιχεία για τις συνθήκες στις οποίες ταξίδεψε δεν μπορεί να επανενταχθεί με ασφάλεια, όσο σωστό και αν φαίνεται.

Η πρακτική συνέπεια για το σύστημα είναι ότι το απόθεμα δεν έχει δύο καταστάσεις αλλά περισσότερες. Διαθέσιμο, δεσμευμένο, σε καραντίνα, υπό έλεγχο ποιότητας, προς καταστροφή, ληγμένο. Ένα ERP που γνωρίζει μόνο διαθέσιμο και μη διαθέσιμο αναγκάζει την ομάδα να κρατά τη διαφορά κάπου αλλού, συνήθως σε ένα αρχείο που κανείς δεν ελέγχει.

Ιατρικός εξοπλισμός και αναλώσιμα

Οι εταιρείες ιατρικού εξοπλισμού μοιράζονται τις ίδιες απαιτήσεις ιχνηλασιμότητας, αλλά προσθέτουν και δικές τους: παρακολούθηση σειριακών αριθμών ανά μηχάνημα, συμβόλαια συντήρησης και χρονομίσθωσης, εξοπλισμό σε παρακαταθήκη μέσα σε νοσοκομεία και εργαστήρια.

Η BIOLINE Α.Ε. προμηθεύει ιατρικά μηχανήματα και αναλώσιμα σε νοσοκομεία, ιατρικά εργαστήρια και διαγνωστικά κέντρα. Αντιμετώπιζε ακριβώς αυτόν τον συνδυασμό: αυστηρή παρακολούθηση σειριακών αριθμών για μηχανήματα και αναλώσιμα, διαχείριση συμβολαίων χρονομίσθωσης και ενιαία εποπτεία εργαστηρίων που λειτουργούν υπό ανεξάρτητες εταιρείες. Η υλοποίηση περιγράφεται στο case study της Lyritis Bioline.

Αντίστοιχα, η ΕΛΑΝΚΟ Α.Ε.Β.Ε., που δραστηριοποιείται στην εισαγωγή, παραγωγή και εμπορία γεωργικών και κτηνιατρικών φαρμάκων, χρειαζόταν παρακολούθηση παρτίδων τόσο στις εισαγωγές όσο και στις εξαγωγές, με πλήρη ιχνηλασιμότητα και ακριβή κοστολόγηση παραγωγής. Τα στοιχεία του έργου υπάρχουν στο case study της ΕΛΑΝΚΟ.

Πώς επιλέγετε προμηθευτή

Σε έναν κλάδο όπου το κόστος ενός λάθους δεν είναι μόνο οικονομικό, η αξιολόγηση του προμηθευτή μετράει όσο και η αξιολόγηση του λογισμικού.

1. Ζητήστε demo με σενάριο ανάκλησης

   Δώστε έναν αριθμό παρτίδας και ζητήστε να δείτε ζωντανά τη λίστα παραληπτών, τις ποσότητες και τα παραστατικά. Είναι το πιο αποκαλυπτικό τεστ του κλάδου.

2. Ελέγξτε αν η παρτίδα είναι υποχρεωτική παντού

   Ρωτήστε αν υπάρχει τρόπος να περάσει κίνηση χωρίς παρτίδα. Αν υπάρχει, κάποια στιγμή θα χρησιμοποιηθεί – και εκεί σπάει η αλυσίδα.

3. Δείτε πώς καλύπτεται το serialization

   Ζητήστε να δείτε τη ροή σάρωσης στην αποθήκη και τι γίνεται όταν ένας κωδικός δεν επαληθεύεται. Η εξαίρεση είναι πιο σημαντική από τον κανόνα.

4. Ρωτήστε για εμπειρία στον κλάδο

   Ζητήστε αναφορές από εταιρείες με αντίστοιχες υποχρεώσεις και μιλήστε μαζί τους. Η ερώτηση που αξίζει είναι πώς πέρασαν τον πρώτο τους έλεγχο μετά την υλοποίηση.

5. Ξεκαθαρίστε ποιος αναλαμβάνει τις κανονιστικές αλλαγές

   Το πλαίσιο αλλάζει. Ζητήστε γραπτώς πώς και σε πόσο χρόνο περνούν οι αλλαγές στο σύστημα και αν χρεώνονται ξεχωριστά.

Συμπέρασμα

Στον φαρμακευτικό κλάδο και στον ιατρικό εξοπλισμό, το ERP κρίνεται από το χειρότερο σενάριο, όχι από το καθημερινό. Ένα σύστημα που δουλεύει άψογα στη ρουτίνα αλλά δεν βγάζει λίστα παραληπτών σε μια ανάκληση, δεν έχει κάνει τη δουλειά του.

Το κριτήριο επιλογής είναι απλό στη διατύπωση και απαιτητικό στην απόδειξη: κάθε προϊόν, κάθε παρτίδα, κάθε κίνηση, με ίχνος που αντέχει σε έλεγχο. Περισσότερα για τους κλάδους που καλύπτει η BOSSOFT θα βρείτε στη σελίδα Κλάδοι.