Δεν υπάρχει ένα «καλύτερο» ελληνικό ERP για όλες τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Η σωστή επιλογή κρίνεται από τέσσερα πράγματα: κάλυψη των πραγματικών σας διαδικασιών, συμμόρφωση με myDATA και ελληνική τιμολόγηση, δυνατότητα προσαρμογής και ποιότητα υποστήριξης. Η BOSSOFT αναπτύσσει το myERP, ένα ελληνικό cloud ERP που σχεδιάζεται πάνω στη ροή κάθε επιχείρησης.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις ξεκινούν την αναζήτηση ERP με λάθος ερώτηση. Ρωτούν ποιο είναι το καλύτερο σύστημα, ενώ η ερώτηση που δίνει απάντηση είναι ποιο σύστημα ταιριάζει στον τρόπο που δουλεύουν.
Δύο εταιρείες του ίδιου κλάδου, με τον ίδιο τζίρο και τον ίδιο αριθμό εργαζομένων, μπορεί να χρειάζονται εντελώς διαφορετικά συστήματα. Αρκεί η μία να δουλεύει με παραγγελίες πελατών και η άλλη με απόθεμα. Ή η μία να τιμολογεί μία φορά τον μήνα και η άλλη κάθε ώρα.
Αυτός ο οδηγός δεν προτείνει προϊόντα. Δίνει τα κριτήρια με τα οποία συγκρίνετε σωστά, και τις ερωτήσεις που ξεχωρίζουν έναν σοβαρό προμηθευτή από μια καλή παρουσίαση.
Τι κάνει ένα ERP κατάλληλο για ελληνική ΜΜΕ
Η ελληνική αγορά έχει συγκεκριμένες ιδιαιτερότητες που ένα διεθνές προϊόν δεν καλύπτει πάντα εξ ορισμού. Δεν πρόκειται για θέμα ποιότητας, αλλά για θέμα τοπικής προσαρμογής και ρυθμού ανταπόκρισης.
Διαβίβαση παραστατικών στο myDATA, ελληνικοί τύποι παραστατικών, χειρισμός ΦΠΑ και παρακρατήσεων. Πρέπει να είναι μέρος του συστήματος, όχι πρόσθετο τρίτου.
Στη μεσαία ελληνική επιχείρηση ο ίδιος άνθρωπος συχνά κάνει παραγγελίες, τιμολόγηση και αποθήκη. Το σύστημα πρέπει να μειώνει τα κλικ, όχι να τα πολλαπλασιάζει.
Eshop, POS, ταμειακές, τράπεζες, μηχανήματα παραγωγής, courier. Ελάχιστη ΜΜΕ ξεκινά από μηδενική βάση.
Όταν σταματά η τιμολόγηση Παρασκευή απόγευμα, μετράει ποιος απαντά και σε πόση ώρα – όχι το SLA σε μια άλλη ήπειρο.
Πριν κοιτάξετε οποιαδήποτε λύση, αξίζει να έχετε καθαρή εικόνα για το τι είναι και τι κάνει ένα ERP και από ποια modules αποτελείται. Χωρίς αυτό, κάθε παρουσίαση μοιάζει εντυπωσιακή και καμία δεν συγκρίνεται με την άλλη.
Ποια κριτήρια μετράνε πραγματικά
Οι λίστες λειτουργιών είναι το λιγότερο χρήσιμο εργαλείο σύγκρισης, γιατί σχεδόν όλα τα συστήματα δηλώνουν ότι τα κάνουν όλα. Αυτό που ξεχωρίζει είναι το πώς τα κάνουν και τι απόδειξη μπορεί να σας δώσει ο προμηθευτής.
| Κριτήριο | Γιατί μετράει | Τι ζητάτε ως απόδειξη |
|---|---|---|
| Κάλυψη διαδικασιών | Οι παρακάμψεις που θα χρειαστείτε είναι το πραγματικό κόστος του συστήματος | Demo πάνω σε τρία δικά σας σενάρια, όχι σε δείγμα του προμηθευτή |
| Φορολογική συμμόρφωση | Η διαβίβαση παραστατικών δεν σηκώνει αυτοσχεδιασμούς | Επίδειξη της ροής από την έκδοση ως την επιτυχή διαβίβαση |
| Προσαρμοστικότητα | Οι ανάγκες αλλάζουν πιο γρήγορα από τις εκδόσεις ενός προϊόντος | Παράδειγμα αλλαγής που έγινε για άλλον πελάτη και σε πόσο χρόνο |
| Διασυνδέσεις | Κάθε σύστημα που μένει απέξω γίνεται χειροκίνητη εργασία | Λίστα υπαρχουσών διασυνδέσεων και ποιος αναλαμβάνει τις νέες |
| Πρόσβαση στα δεδομένα | Τα δεδομένα είναι δικά σας και πρέπει να μπορείτε να τα πάρετε | Γραπτή απάντηση για μορφή, συχνότητα και κόστος εξαγωγής |
| Αναφορές | Αν η διοίκηση δεν βλέπει ό,τι θέλει, θα ξαναγυρίσει στο Excel | Δημιουργία μιας νέας αναφοράς ζωντανά, μέσα στο demo |
| Υποστήριξη | Το σύστημα αξίζει όσο και ο χρόνος απόκρισης πίσω από αυτό | Κανάλια, ωράριο, χρόνοι απόκρισης και ποιος είναι ο υπεύθυνος επαφής |
| Συνολικό κόστος κατοχής | Η πρώτη τιμή δεν είναι η τελική τιμή | Ανάλυση κόστους σε ορίζοντα ετών, όχι μόνο αρχική προσφορά |
Ένας πρακτικός κανόνας για τα demo: μην αφήνετε τον προμηθευτή να διαλέξει το παράδειγμα. Δώστε του τρία δικά σας παραστατικά και ζητήστε να τα περάσει μπροστά σας, από την αρχή ως το τέλος.
Τι αλλάζει όταν υπάρχει παραγωγή
Για μια βιομηχανική μονάδα η λίστα κριτηρίων δεν αλλάζει, μεγαλώνει. Πάνω από την εμπορική διαχείριση προστίθεται ένα δεύτερο επίπεδο απαιτήσεων που ένα καθαρά εμπορικό σύστημα δεν καλύπτει, όσο καλό και αν είναι στα δικά του.
Η διαφορά φαίνεται στην πρώτη κρίσιμη ερώτηση της παραγωγής: αν μπει σήμερα αυτή η παραγγελία, έχω τα υλικά και προλαβαίνω; Ένα σύστημα που δεν γνωρίζει συνταγές, χρόνους και διαθεσιμότητα δεν μπορεί να απαντήσει χωρίς χειροκίνητη δουλειά.
Χωρίς σωστή λίστα υλικών (BOM) δεν υπάρχει αξιόπιστο κόστος προϊόντος ούτε αξιόπιστη δέσμευση υλικών.
Η λογική του MRP απαντά τι πρέπει να παραγγελθεί, σε τι ποσότητα και πότε, ώστε να μη σταματήσει η γραμμή.
Η ιχνηλασιμότητα παρτίδας είναι υποχρέωση σε αρκετούς κλάδους και η μόνη άμυνα σε περίπτωση ανάκλησης.
Χρόνοι, σταματήματα και αποδοτικότητα (OEE) έχουν αξία μόνο όταν καταγράφονται αυτόματα, όχι σε έντυπο στο τέλος της βάρδιας.
Σε βιομηχανικά έργα προστίθεται και ένα πρακτικό κριτήριο που συχνά παραβλέπεται: η σύνδεση με τον εξοπλισμό. Ζυγαριές, ταμπλέτες στη γραμμή, εκτυπωτές ετικετών και μηχανήματα με δικά τους πρωτόκολλα δεν είναι λεπτομέρειες υλοποίησης. Είναι το σημείο όπου κρίνεται αν οι εργαζόμενοι θα χρησιμοποιήσουν το σύστημα ή θα το παρακάμψουν.
Αν έχετε παραγωγή, ζητήστε το demo να γίνει με μία δική σας συνταγή και μία πραγματική εντολή παραγωγής. Είναι το ταχύτερο τεστ για το αν ένα σύστημα καταλαβαίνει τη δουλειά σας ή απλώς την περιγράφει.
Πόσο κοστίζει και τι επηρεάζει την τιμή
Δεν υπάρχει τιμοκατάλογος που να απαντά σε αυτή την ερώτηση, γιατί το κόστος ενός ERP δεν καθορίζεται από το ίδιο το λογισμικό αλλά από το εύρος του έργου. Δύο επιχειρήσεις με το ίδιο σύστημα μπορεί να πληρώσουν πολύ διαφορετικά ποσά.
Αυτά είναι τα στοιχεία που κινούν την τιμή περισσότερο από κάθε άλλο:
- Αριθμός χρηστών και ρόλων – πόσοι μπαίνουν στο σύστημα και με τι δικαιώματα.
- Εύρος λειτουργιών – μόνο εμπορική διαχείριση ή και παραγωγή, αποθήκη, ποιότητα, ιχνηλασιμότητα.
- Πλήθος διασυνδέσεων – κάθε τρίτο σύστημα που πρέπει να μιλήσει με το ERP προσθέτει σχεδιασμό και δοκιμές.
- Κατάσταση των δεδομένων σας – ένα καθαρό αρχείο ειδών και πελατών μειώνει τον χρόνο μετάπτωσης δραματικά.
- Βαθμός προσαρμογής – πόσο απέχει η ροή σας από αυτό που το σύστημα κάνει έτοιμο.
- Εκπαίδευση και υποστήριξη – πόσοι άνθρωποι εκπαιδεύονται και με ποια συνέχεια μετά το go-live.
Οι διαφορές ανάμεσα σε δύο προσφορές συνήθως κρύβονται σε όσα δεν αναφέρονται:
- μετάπτωση δεδομένων από το υπάρχον σύστημα και ποιος την κάνει,
- κόστος πρόσθετων χρηστών αργότερα,
- τι περιλαμβάνει και τι δεν περιλαμβάνει η ετήσια συντήρηση,
- χρέωση για νέες αναφορές ή αλλαγές σε φόρμες,
- κόστος και χρόνος για κάθε διασύνδεση,
- τι ισχύει αν αποφασίσετε να φύγετε και πώς παίρνετε τα δεδομένα σας.
Έτοιμο πακέτο ή custom
Η ερώτηση επανέρχεται σε κάθε έργο και δεν έχει γενική απάντηση. Έχει όμως καθαρά σημάδια προς τη μία ή την άλλη κατεύθυνση.
- Οι διαδικασίες σας είναι κοντά στα πρότυπα του κλάδου.
- Προτεραιότητα είναι η γρήγορη έναρξη λειτουργίας.
- Λίγες ή απλές διασυνδέσεις.
- Η ομάδα δέχεται να προσαρμοστεί στο εργαλείο.
- Ο τρόπος που δουλεύετε είναι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
- Υπάρχουν ήδη πολλά παράλληλα αρχεία και παρακάμψεις.
- Χρειάζονται διασυνδέσεις με μηχανήματα ή ειδικά συστήματα.
- Οι απαιτήσεις αλλάζουν συχνά μέσα στη χρονιά.
Υπάρχει και ενδιάμεσος δρόμος: μια σταθερή βάση που καλύπτει τα τυποποιημένα και προσαρμόζεται εκεί που η επιχείρηση διαφέρει. Αυτή είναι και η λογική με την οποία η BOSSOFT αναπτύσσει το myERP.
Πώς αξιολογείτε προμηθευτή ERP
Το λογισμικό αλλάζει, ο προμηθευτής μένει. Η σχέση που ξεκινά με την υπογραφή θα κρατήσει χρόνια, οπότε αξίζει να αξιολογηθεί με την ίδια σοβαρότητα που αξιολογείται το σύστημα.
αναγκών
3 λύσεων
σας σενάρια
συστάσεων
σύμβαση
Οι ερωτήσεις που αξίζει να τεθούν πριν την απόφαση:
-
Ποιος θα υλοποιήσει το έργο;
Ζητήστε να γνωρίσετε την ομάδα που θα δουλέψει μαζί σας, όχι μόνο την ομάδα πωλήσεων. Ρωτήστε ποιος είναι ο υπεύθυνος επαφής μετά το go-live.
-
Έχετε πελάτες σαν εμάς;
Ζητήστε δύο συστάσεις από επιχειρήσεις αντίστοιχου μεγέθους και κλάδου, και τηλεφωνήστε τους. Η ερώτηση που αξίζει είναι τι πήγε στραβά και πώς λύθηκε.
-
Τι γίνεται όταν χρειαστώ κάτι που δεν υπάρχει;
Ρωτήστε πώς μπαίνει ένα αίτημα αλλαγής, ποιος αποφασίζει την προτεραιότητα και σε τι ορίζοντα υλοποιείται.
-
Πώς γίνεται η μετάπτωση των δεδομένων;
Ζητήστε συγκεκριμένο σχέδιο: τι μεταφέρεται, τι δεν μεταφέρεται, ποιος καθαρίζει τα δεδομένα και πώς επαληθεύεται το αποτέλεσμα πριν το go-live.
-
Ποιο είναι το σχέδιο εκπαίδευσης;
Η εκπαίδευση δεν είναι μία ημέρα πριν την έναρξη. Ρωτήστε τι γίνεται τον πρώτο μήνα λειτουργίας, όταν εμφανίζονται οι πραγματικές ερωτήσεις.
-
Τι γίνεται αν σταματήσουμε τη συνεργασία;
Δυσάρεστη ερώτηση, αλλά αποκαλυπτική. Ένας σοβαρός προμηθευτής απαντά καθαρά για τα δεδομένα, τις άδειες και τη μεταβατική περίοδο.
Συμπέρασμα
Η επιλογή ERP στην Ελλάδα δεν κρίνεται από το ποιο σύστημα έχει τις περισσότερες λειτουργίες, αλλά από το ποιο ταιριάζει στις διαδικασίες σας, καλύπτει τις φορολογικές σας υποχρεώσεις και συνοδεύεται από υποστήριξη που ανταποκρίνεται.
Το πρώτο βήμα δεν είναι να ζητήσετε προσφορές. Είναι να καταγράψετε πώς δουλεύετε σήμερα, πού χάνετε χρόνο και τι θέλετε να βλέπετε και δεν βλέπετε. Με αυτό το κείμενο στο χέρι, κάθε παρουσίαση αποκτά μέτρο σύγκρισης – και η απόφαση παύει να είναι θέμα εντύπωσης.
Ξεκινήστε από τις διαδικασίες σας, όχι από τον τιμοκατάλογο
Καταγράφουμε τη ροή της επιχείρησής σας και σας δείχνουμε τι θα άλλαζε με ένα σύστημα φτιαγμένο για αυτήν.
Δείτε τις λύσεις της BOSSOFT →Συχνές ερωτήσεις
Δεν υπάρχει ένα σύστημα που να είναι το καλύτερο για όλες τις ΜΜΕ. Το κατάλληλο ERP είναι εκείνο που καλύπτει τις δικές σας διαδικασίες, υποστηρίζει τις ελληνικές φορολογικές απαιτήσεις, προσαρμόζεται όταν αλλάζουν οι ανάγκες σας και συνοδεύεται από υποστήριξη με σαφείς χρόνους απόκρισης.
Το κόστος καθορίζεται από τον αριθμό χρηστών, το εύρος των λειτουργιών, τις διασυνδέσεις με άλλα συστήματα, την κατάσταση των δεδομένων σας και τον βαθμό προσαρμογής. Για αυτό η σύγκριση προσφορών έχει νόημα μόνο όταν και οι δύο περιγράφουν το ίδιο εύρος έργου στον ίδιο ορίζοντα χρόνου.
Ναι. Η διαβίβαση παραστατικών στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ είναι υποχρέωση, οπότε το σύστημα που εκδίδει τα παραστατικά σας πρέπει να την υποστηρίζει αξιόπιστα. Στο demo ζητήστε να δείτε ολόκληρη τη ροή, από την έκδοση μέχρι την επιβεβαίωση της διαβίβασης.
Εξαρτάται από το πόσα τμήματα καλύπτονται, πόσες διασυνδέσεις απαιτούνται και πόσο καθαρά είναι τα δεδομένα προς μετάπτωση. Το στάδιο που καθορίζει τον χρόνο είναι η καταγραφή των διαδικασιών, γιατί εκεί ορίζεται το πραγματικό εύρος του έργου.
Το cloud μειώνει τη διαχείριση υποδομής και δίνει πρόσβαση από παντού, κάτι που βοηθά όταν υπάρχουν υποκαταστήματα ή άνθρωποι στον δρόμο. Η τοπική εγκατάσταση επιλέγεται συνήθως όταν υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις δικτύου ή σύνδεσης με μηχανήματα παραγωγής.
Ένα εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα καλύπτει ένα κομμάτι της λειτουργίας. Το ERP ενοποιεί τα κομμάτια, ώστε η παραγγελία, το απόθεμα, η παραγωγή, η τιμολόγηση και οι αναφορές να μοιράζονται τα ίδια δεδομένα χωρίς διπλοκαταχώρηση.
Τα συνηθέστερα σημάδια είναι τα παράλληλα αρχεία Excel που κρατούν τη δουλειά όρθια, η ίδια πληροφορία που καταχωρείται σε δύο σημεία, οι αναφορές που ετοιμάζονται χειροκίνητα και το γεγονός ότι κανείς δεν ξέρει με βεβαιότητα το τρέχον απόθεμα.
Τα σχόλια είναι κλειστά.