Κάθε επιχείρηση φτάνει κάποια στιγμή στο σημείο όπου τα φύλλα Excel, τα email και τα μεμονωμένα προγράμματα δεν αρκούν πια. Τα δεδομένα υπάρχουν, αλλά είναι σκορπισμένα. Οι πληροφορίες περνούν από άνθρωπο σε άνθρωπο αντί από σύστημα σε σύστημα. Και κάθε νέα ερώτηση της διοίκησης απαιτεί μια νέα χειροκίνητη συλλογή στοιχείων.
Εκεί μπαίνει η απόφαση για ένα ολοκληρωμένο σύστημα ERP. Και μαζί της, η ερώτηση που καθυστερεί τα περισσότερα έργα: παίρνουμε ένα έτοιμο πακέτο ή φτιάχνουμε κάτι δικό μας;
Δεν υπάρχει μία σωστή απάντηση για όλους. Υπάρχει όμως σωστή απάντηση για κάθε συγκεκριμένη επιχείρηση, και προκύπτει από το πόσο τυποποιημένες ή πόσο ιδιαίτερες είναι οι διαδικασίες της.
Τι σημαίνει έτοιμο (off-the-shelf) ERP
Ένα έτοιμο ERP είναι ένα προϊόν. Σχεδιάζεται μία φορά, για πολλές επιχειρήσεις, και βασίζεται σε τυποποιημένες διαδικασίες που θεωρούνται κοινές για τον κλάδο στον οποίο απευθύνεται.
Το αγοράζεις ή το νοικιάζεις με συνδρομή, επιλέγεις ποια modules θα ενεργοποιήσεις και το ρυθμίζεις μέσα στα όρια που ο κατασκευαστής έχει προβλέψει. Οι αναβαθμίσεις έρχονται κεντρικά, μαζί με νέες λειτουργίες που κάποιες θα σου χρειαστούν και κάποιες όχι.
Το βασικό του πλεονέκτημα είναι η ταχύτητα. Υπάρχει ήδη, δουλεύει ήδη κάπου αλλού και μπορεί να μπει σε λειτουργία σχετικά γρήγορα. Το βασικό του όριο είναι επίσης προφανές: για να το χρησιμοποιήσεις σωστά, πρέπει να δουλέψεις με τον τρόπο που αυτό προβλέπει.
Τι σημαίνει custom ERP
Ένα custom ERP δεν είναι προϊόν, είναι έργο. Ξεκινά από την καταγραφή του πώς πραγματικά δουλεύει η επιχείρηση και χτίζεται γύρω από αυτή τη ροή.
Αυτό σημαίνει ότι οι οθόνες μιλούν τη γλώσσα της εταιρείας, τα πεδία είναι αυτά που πραγματικά συμπληρώνονται και τα βήματα ακολουθούν τη σειρά με την οποία γίνεται η δουλειά. Το custom λογισμικό σχεδιάζεται γύρω από τη δική σου επιχείρηση και όχι το αντίστροφο.
Ένα προϊόν για πολλές επιχειρήσεις. Παραμετροποιείται μέσα σε προκαθορισμένα όρια και ακολουθεί τον ρυθμό αναβαθμίσεων του κατασκευαστή.
Ένα σύστημα για μία επιχείρηση. Σχεδιάζεται πάνω στις δικές της διαδικασίες και επεκτείνεται όποτε αυτές αλλάζουν.
Ανάμεσα στα δύο υπάρχει και μια ενδιάμεση κατηγορία: το ισχυρά παραμετροποιήσιμο πακέτο, που δίνει μεγαλύτερη ελευθερία από ένα κλειστό προϊόν χωρίς να είναι πλήρως εξατομικευμένο. Η σύγκριση, επομένως, δεν είναι ασπρόμαυρη αλλά μια κλίμακα.
Το κόστος αρχικά και το κόστος με τον χρόνο
Η πιο συνηθισμένη παγίδα στη σύγκριση είναι ότι γίνεται με βάση το πρώτο νούμερο της προσφοράς. Το πρώτο νούμερο όμως περιγράφει μόνο την είσοδο, όχι τη διαδρομή.
| Πού πάει το κόστος | Έτοιμο ERP | Custom ERP |
|---|---|---|
| Απόκτηση | Άδειες ή συνδρομή, συνήθως ανά χρήστη και με επαναλαμβανόμενη χρέωση | Επένδυση σχεδιασμού και ανάπτυξης, ανάλογη με το εύρος του έργου |
| Παραμετροποίηση | Μέσα στα όρια που επιτρέπει το πακέτο | Μέρος του ίδιου του σχεδιασμού |
| Διασυνδέσεις | Συχνά με πρόσθετα modules ή μέσω τρίτων εργαλείων | Σχεδιάζονται εξαρχής για τα συστήματα που ήδη χρησιμοποιείς |
| Νέα ανάγκη | Αναμονή για την επόμενη έκδοση ή αγορά επέκτασης | Προγραμματίζεται όποτε προκύψει |
| Εκπαίδευση | Τυποποιημένη, πάνω στη λογική του προϊόντος | Πάνω στη δική σου ορολογία και ροή εργασίας |
| Συντήρηση | Εντός συνδρομής, με τους όρους του κατασκευαστή | Με συμφωνία υποστήριξης απευθείας με τον κατασκευαστή του συστήματος |
Οι κρυφές δαπάνες σπάνια είναι γραμμές τιμολογίου. Συνήθως είναι ώρες:
- διπλοκαταχώρηση δεδομένων ανάμεσα σε συστήματα που δεν μιλούν μεταξύ τους,
- φύλλα Excel που συνεχίζουν να δουλεύουν παράλληλα με το ERP,
- χειροκίνητες αναφορές επειδή το τυποποιημένο report δεν δίνει αυτό που χρειάζεται η διοίκηση,
- καθυστερήσεις σε αλλαγές που εξαρτώνται από το roadmap κάποιου άλλου.
Ευελιξία και προσαρμογή στη ροή σου
Το ερώτημα δεν είναι ποιο σύστημα έχει περισσότερες λειτουργίες. Είναι ποιο σύστημα αντέχει την ιδιαιτερότητα που κάνει την επιχείρησή σου ανταγωνιστική.
Αν ο τρόπος που τιμολογείς, που δεσμεύεις απόθεμα ή που προγραμματίζεις την παραγωγή είναι ακριβώς ο ίδιος με του ανταγωνιστή σου, ένα έτοιμο πακέτο πιθανότατα σε καλύπτει. Αν όμως κάτι από αυτά είναι δικό σου πλεονέκτημα, τότε κάθε workaround που θα χρειαστεί για να χωρέσει σε τυποποιημένη φόρμα είναι ένα μικρό κομμάτι αυτού του πλεονεκτήματος που χάνεται.
Το πιο ακριβό σύστημα δεν είναι αυτό με το μεγαλύτερο τιμολόγιο. Είναι αυτό που αναγκάζει την ομάδα να δουλεύει δίπλα του αντί μέσα σε αυτό.
Η ευελιξία φαίνεται καθαρότερα στα σημεία όπου τα τμήματα συναντιούνται: όταν η παραγγελία γίνεται δέσμευση αποθέματος, όταν η δέσμευση γίνεται εντολή παραγωγής, όταν η παραγωγή γίνεται αποστολή και τιμολόγιο. Ένα σύστημα που ενώνει αγορές, προμήθειες και παραγωγή από άκρη σε άκρη κερδίζει χρόνο ακριβώς σε αυτές τις μεταβάσεις. Για επιχειρήσεις με παραγωγή, το ίδιο ισχύει και για τη λογική του MRP και τον προγραμματισμό υλικών.
Χρόνος υλοποίησης και υποστήριξη
Το έτοιμο πακέτο ξεκινά γρήγορα και δείχνει αποτέλεσμα νωρίς. Το custom ζητά περισσότερο χρόνο μπροστά, γιατί η καταγραφή και ο σχεδιασμός γίνονται πριν γραφτεί η πρώτη γραμμή κώδικα. Αυτός ο χρόνος δεν είναι καθυστέρηση, είναι η φάση όπου αποφασίζεται αν το σύστημα θα ταιριάξει.
ροών
λειτουργία
λειτουργία
Η υποστήριξη είναι η άλλη πλευρά της ίδιας απόφασης. Το ερώτημα εδώ είναι πρακτικό: όταν κάτι πρέπει να αλλάξει, ποιος το αλλάζει και πόσο γρήγορα; Σε ένα προϊόν, το αίτημά σου μπαίνει σε μια ουρά μαζί με τα αιτήματα όλων των άλλων πελατών. Σε ένα δικό σου σύστημα, η προτεραιότητα ορίζεται από εσένα.
Πότε αξίζει το custom
Η επιλογή γίνεται ευκολότερη όταν σταματήσει να είναι θέμα προτίμησης και γίνει θέμα αντιστοίχισης.
- Οι διαδικασίες είναι τυποποιημένες και κοντά στα πρότυπα του κλάδου.
- Προτεραιότητα είναι η άμεση έναρξη λειτουργίας.
- Οι ανάγκες καλύπτονται από τα διαθέσιμα modules χωρίς παρακάμψεις.
- Δεν υπάρχουν πολλές διασυνδέσεις με υπάρχοντα συστήματα.
- Η ομάδα δέχεται να προσαρμόσει τον τρόπο εργασίας στο εργαλείο.
- Οι διαδικασίες είναι ιδιαίτερες και αποτελούν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
- Υπάρχουν ήδη workarounds και παράλληλα αρχεία που κρατούν τη δουλειά όρθια.
- Χρειάζονται διασυνδέσεις με μηχανήματα, eshop, POS ή συστήματα τρίτων.
- Οι απαιτήσεις αλλάζουν συχνά και πρέπει να ακολουθεί το σύστημα.
- Η επιχείρηση σχεδιάζει ανάπτυξη που θα αλλάξει τον όγκο ή τον τρόπο λειτουργίας.
Πέντε ερωτήσεις βοηθούν να βγει η απάντηση χωρίς προσφορές στο τραπέζι:
-
Πόσο διαφέρει η ροή σου από το πρότυπο του κλάδου;
Γράψε τα τρία βήματα που κάνεις διαφορετικά από τους ανταγωνιστές σου. Αν κανένα έτοιμο πακέτο δεν τα καλύπτει, η απάντηση αρχίζει να φαίνεται.
-
Πόσα workarounds χρησιμοποιείς ήδη σήμερα;
Κάθε παράλληλο αρχείο και κάθε χειροκίνητη μεταφορά δεδομένων είναι ένδειξη ότι το υπάρχον εργαλείο δεν ταιριάζει στη δουλειά.
-
Με πόσα συστήματα πρέπει να μιλήσει το ERP;
Όσο μεγαλώνει ο αριθμός των διασυνδέσεων, τόσο περισσότερο μετράει το να σχεδιαστούν από την αρχή αντί να προστεθούν εκ των υστέρων.
-
Πόσο συχνά αλλάζουν οι απαιτήσεις σου;
Αν αλλάζουν σπάνια, ένα σταθερό προϊόν είναι λογική επιλογή. Αν αλλάζουν κάθε λίγους μήνες, η δυνατότητα να επεμβαίνεις μετράει περισσότερο από κάθε λίστα λειτουργιών.
-
Ποιος έχει την ευθύνη όταν κάτι δεν δουλεύει;
Ξεκαθάρισε από την αρχή ποιος απαντά, σε τι χρόνο και με ποια δέσμευση. Η υποστήριξη είναι μέρος του συστήματος, όχι παράρτημα του συμβολαίου.
Συμπέρασμα
Η σύγκριση ανάμεσα σε έτοιμο και custom ERP δεν είναι σύγκριση ποιότητας. Είναι σύγκριση ταιριάσματος.
Ένα έτοιμο πακέτο δίνει ταχύτητα και προβλεψιμότητα σε επιχειρήσεις με τυποποιημένες διαδικασίες. Ένα custom σύστημα δίνει ακρίβεια και ελευθερία σε επιχειρήσεις που η δουλειά τους δεν χωράει σε τυποποιημένη φόρμα.
Το ασφαλέστερο πρώτο βήμα δεν είναι να ζητήσεις προσφορές, αλλά να καταγράψεις τη ροή σου. Όταν η ροή είναι στο χαρτί, η απάντηση για το τι συμφέρει προκύπτει σχεδόν μόνη της.
Δες πώς θα έμοιαζε ένα σύστημα φτιαγμένο για τη δική σου ροή
Καταγράφουμε τις διαδικασίες σου και σου δείχνουμε πού κερδίζεις χρόνο πριν αποφασίσεις οτιδήποτε.
Μάθε για το 100% custom myERP →Συχνές ερωτήσεις
Το παραμετροποιήσιμο πακέτο σου δίνει επιλογές μέσα σε όρια που έχει ορίσει ο κατασκευαστής. Το custom ERP δεν έχει τέτοια όρια, γιατί η ίδια η δομή του σχεδιάζεται πάνω στις διαδικασίες σου. Στην πράξη η διαφορά φαίνεται όταν ζητήσεις κάτι που δεν είχε προβλεφθεί.
Όχι απαραίτητα, γιατί το κόστος των δύο επιλογών έχει διαφορετική δομή. Το έτοιμο πακέτο βαραίνει περισσότερο σε επαναλαμβανόμενες χρεώσεις και επεκτάσεις, το custom σε αρχική επένδυση. Η σωστή σύγκριση γίνεται σε βάθος χρόνου και με το ίδιο εύρος λειτουργιών και στα δύο σενάρια.
Εξαρτάται από το πόσα τμήματα καλύπτονται, πόσες διασυνδέσεις χρειάζονται και πόσο έτοιμα είναι τα δεδομένα για μεταφορά. Ο χρόνος καθορίζεται κυρίως στη φάση καταγραφής, όπου ορίζεται το εύρος του έργου.
Μπορείς, και συμβαίνει συχνά. Η μετάβαση είναι ευκολότερη όταν από την αρχή κρατάς καθαρά τα δεδομένα σου και ξέρεις πώς εξάγονται. Το κόστος της αλλαγής μεγαλώνει όσο περισσότερες παρακάμψεις έχουν χτιστεί γύρω από το παλιό σύστημα.
Τα δεδομένα μεταφέρονται, αλλά η ποιότητά τους καθορίζει τη δυσκολία. Πριν από κάθε μετάβαση αξίζει να ελεγχθούν οι διπλοεγγραφές, οι ελλιπείς καρτέλες και οι κωδικοί ειδών. Καλό είναι επίσης να ξεκαθαρίζεται εξαρχής σε τι μορφή μπορείς να πάρεις τα δεδομένα από το σύστημα που αφήνεις.
Τα σχόλια είναι κλειστά.